Jeder kennt sie, kaum einer liebt sie – dennoch unentbehrlich. JA, ich spreche von der Adressverwaltung. Ich lehne mich weit aus dem Fenster, aber ich bezeichne sie als die langweiligste Tätigkeit der Welt. (wenn ihr noch langweiligere Tätigkeiten kennt, bitte bei uns melden)

In meiner Schulzeit gab es noch keine Handys, geschweige denn Smartphones, und das, was es an Computern gab, bezeichnet man heute nur noch als Relikt aus einer längst vergangenen Zeit. Für MEINE Adressen hatte ich ein kleines schwarzes Büchlein mit Goldrand. Jeder musste eingetragen werden. Vor kurzem fand ich dieses „Fossil“ wieder. Schwärzungen, vier verschiedene Nummern unter einem Spitznamen, mit oder ohne Vorwahl, kleine Zeichnungen bei diversen Kontakten... Lustig anzuschauen, aber Adressbuch war das keines.

Privat chaotisch, im Beruf systematisch
Meine private Adressverwaltung ist bis heute von einer kreativen 😉 Systemlosigkeit geprägt. Im Beruf sieht es anders aus. Hier ist ein ständiges Hegen und Pflegen von Kontaktdaten unerlässlich. Warum? Stellen Sie sich vor, Sie möchten einen bestimmten Journalisten mit besonderem Fachgebiet anrufen. Haben diesen aber aus Lust und Laune nur mit dem Vornamen und ohne Telefonnummer eingetragen. Vielleicht würden Sie diesen einen noch finden. Bei mehreren hundert Kontakten sieht das anders aus!

Adressverwaltung braucht Zeit
Wir haben über sechzehntausend Kontakte. Jährlich hauen wir über hundert Presseaussendungen raus. Damit wir professionell arbeiten können brauchen wir Ordnung im Adresssystem. Deshalb gibt es bei uns eine Mitarbeiterin, die rund zwanzig Stunden pro Woche in die Instandhaltung 😉 der Adressdatenbank investiert. Damit garantieren wir unseren Kunden stets die richtigen Ansprechpartner für die richtigen Themen schnell griffbereit zu haben.

Kontinuierlich und konzentriert
Um zu kommunizieren – und das ist ja schließlich unser Job – brauchen wir korrekte Kontaktdaten. Adressen eintragen, Telefonnummern ergänzen, Vorwahlen korrigieren, Umbesetzungen vermerken, neue Kontakte hinzufügen, Verteiler zuordnen, Kategorien festlegen. Klingt nicht spannend und ist es auch nicht. Aber wer seine Adressen beständig, konsequent und konzentriert pflegt, der wird schnell erkennen, um wie vieles leichter, unkomplizierter, gezielter und professioneller die tägliche Arbeit erledigt werden kann. Also! Regelmäßig hinsetzen und fokussiert daran arbeiten.

Informationen sammeln
Ergänzen Sie bei den einzelnen Kontakten, sofern vorhanden, relevante Informationen. Das bringt nur Vorteile. Sie müssen sich nicht alles merken, wissen aber dennoch Bescheid – die Adressdatenbank ist Ihr Gedächtnis. Das erleichtert häufig die Kontaktaufnahme und öffnet meist schneller jene Türen, die man gerne geöffnet hätte.

Und so muss ich mein anfängliches Statement entschärfen: Adressverwaltung: Ja, langweilig! ABER die notwendigste Tätigkeit der Welt (zumindest in unserem Job) 😉 !