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All eyes on: die Adressen oder Tipps und Anregungen warum Adress­ver­wal­tung Sinn macht

Jeder kennt sie, kaum einer liebt sie – dennoch unent­behr­lich. JA, ich spreche von der Adress­ver­wal­tung. Ich lehne mich weit aus dem Fenster, aber ich bezeichne sie als die langwei­ligste Tätig­keit der Welt. (wenn ihr noch langwei­li­gere Tätig­keiten kennt, bitte bei uns melden)

In meiner Schul­zeit gab es noch keine Handys, geschweige denn Smart­phones, und das, was es an Compu­tern gab, bezeichnet man heute nur noch als Relikt aus einer längst vergan­genen Zeit. Für MEINE Adressen hatte ich ein kleines schwarzes Büchlein mit Goldrand. Jeder musste einge­tragen werden. Vor kurzem fand ich dieses „Fossil“ wieder. Schwärzungen, vier verschie­dene Nummern unter einem Spitz­namen, mit oder ohne Vorwahl, kleine Zeich­nungen bei diversen Kontakten… Lustig anzuschauen, aber Adress­buch war das keines.

Privat chaotisch, im Beruf systematisch
Meine private Adress­ver­wal­tung ist bis heute von einer kreativen 😉 System­lo­sig­keit geprägt. Im Beruf sieht es anders aus. Hier ist ein ständiges Hegen und Pflegen von Kontakt­daten unerläss­lich. Warum? Stellen Sie sich vor, Sie möchten einen bestimmten Journa­listen mit beson­derem Fachge­biet anrufen. Haben diesen aber aus Lust und Laune nur mit dem Vornamen und ohne Telefon­nummer einge­tragen. Vielleicht würden Sie diesen einen noch finden. Bei mehreren hundert Kontakten sieht das anders aus!

Adress­ver­wal­tung braucht Zeit
Wir haben über sechzehn­tau­send Kontakte. Jährlich hauen wir über hundert Presse­aus­sen­dungen raus. Damit wir profes­sio­nell arbeiten können brauchen wir Ordnung im Adress­system. Deshalb gibt es bei uns eine Mitar­bei­terin, die rund zwanzig Stunden pro Woche in die Instand­hal­tung 😉 der Adress­da­ten­bank inves­tiert. Damit garan­tieren wir unseren Kunden stets die richtigen Ansprech­partner für die richtigen Themen schnell griff­be­reit zu haben.

Konti­nu­ier­lich und konzentriert
Um zu kommu­ni­zieren – und das ist ja schließ­lich unser Job – brauchen wir korrekte Kontakt­daten. Adressen eintragen, Telefon­num­mern ergänzen, Vorwahlen korri­gieren, Umbeset­zungen vermerken, neue Kontakte hinzu­fügen, Verteiler zuordnen, Katego­rien festlegen. Klingt nicht spannend und ist es auch nicht. Aber wer seine Adressen beständig, konse­quent und konzen­triert pflegt, der wird schnell erkennen, um wie vieles leichter, unkom­pli­zierter, gezielter und profes­sio­neller die tägliche Arbeit erledigt werden kann. Also! Regel­mäßig hinsetzen und fokus­siert daran arbeiten.

Infor­ma­tionen sammeln
Ergänzen Sie bei den einzelnen Kontakten, sofern vorhanden, relevante Infor­ma­tionen. Das bringt nur Vorteile. Sie müssen sich nicht alles merken, wissen aber dennoch Bescheid – die Adress­da­ten­bank ist Ihr Gedächtnis. Das erleich­tert häufig die Kontakt­auf­nahme und öffnet meist schneller jene Türen, die man gerne geöffnet hätte.

Und so muss ich mein anfäng­li­ches State­ment entschärfen: Adress­ver­wal­tung: Ja, langweilig! ABER die notwen­digste Tätig­keit der Welt (zumin­dest in unserem Job) 😉 !

Adressen rund um die Uhr. Adressen rund um die Uhr.