Montagmorgen. Alle sind da, außer Daniela. Ihr morgendlicher Weg führt sie nicht zu Pzwei, sondern ins Büro von Vorarlberg Tourismus in Dornbirn. Für unseren Kunden ist sie Kopf der „Inhouse-Agentur“ – einem neuen Angebot unserer Presseagentur, das sich seit dem Start Anfang 2018 bewährt.

Seit 15 Jahren begleiten wir Vorarlberg Tourismus in der Unternehmenskommunikation: mit Texten für Presseaussendungen, Magazine, Newsletter, PRs, Geschäftsberichte oder die Website. Wir haben Pressekonferenzen durchgeführt, hunderte JournalistInnenfragen beantwortet, das Unternehmen in der Medienarbeit beraten und in Spitzenzeiten in unterschiedlichen Projekten unterstützt.

In guten Händen
Im Herbst 2017, als die verantwortliche Mitarbeiterin das Unternehmen verlassen hatte, fasste Geschäftsführer Christian Schützinger den Entschluss, die Stelle nicht nachzubesetzen. Stattdessen wollte er uns noch stärker ins Boot holen. Das freute uns natürlich und bestätigte, dass die Qualität unserer langjährigen Zusammenarbeit passt und sich unser Kunde – O-Ton: „in guten Händen fühlt“. „Wir wollten unsere Aufgaben im Bereich der Unternehmenskommunikation flexibler gestalten und brauchten dafür auch flexible Ressourcen, die eine fixe Stelle nicht in dem Maße zulässt“, erinnert sich Geschäftsführer Christian Schützinger.

Vorteil Inhouse-Agentur à la Pzwei
Was „stärker ins Boot holen“ konkret heißt, dazu gab es Wünsche und Ideen, die wir gemeinsam in einem Workshop mit Margit Bilgeri auf den Tisch legten. Daraus entstand schließlich unser neues Angebot: die „Inhouse-Agentur“. Wobei wir den Begriff für uns neu definierten: Wir sind nicht Teil eines Unternehmens, sondern agieren selbstverständlich weiterhin als eigenständige Agentur, die eine intensivere Zusammenarbeit mit dem Kunden pflegt. Christian Schützinger: „Diese Art der Zusammenarbeit bedingt natürlich ein großes Vertrauen in die Zusammenarbeit. Man muss sich auf die Qualität und Professionalität der Arbeit verlassen können – sowohl bei den ‚Musts‘ als auch bei Sonderprojekten.“

Nach eineinhalb Jahren Bewährungsprobe zeigt sich, dass das Modell die erwarteten Vorteile bringt – nämlich folgende:

1) Vorort-Präsenz: Für alle ist klar: Am Montag ist Daniela fix im Büro von Vorarlberg Tourismus und steht unmittelbar für alle Fragen und Anliegen in Sachen Unternehmenskommunikation zur Verfügung. Dann findet der Großteil aller Termine statt: interne und auch mit externen Partnern. An manchen Montagen reiht sich so ein Gespräch ans andere, etwa um Inhalte für Geschäftsberichte, PR-Texte, Presseaussendungen, Kommentare, journalistische Beiträge, Interviews, Anfragen von Partnern wie der Österreich Werbung oder Medien abzuholen. Oder das Briefing der Moderatorin für das Tourismusforum steht auf der Tagesordnung. An den anderen Werktagen steht Pzwei natürlich ebenfalls jederzeit zur Verfügung – via Vorarlberg-Tourismus-Email-Adresse und -Telefonnummer.

2) Persönliche Ebene: Die Agentur „hat ein Gesicht“, Daniela wird intern und extern als „VT-Kollegin“ wahrgenommen. Die Sichtbarkeit schafft Vertrauen und neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit nach dem Prinzip „Wo du gerade hier bist…“. Da wird man spontan zu einer Besprechung eingeladen, weil man die Kompetenzen oder schlicht „den Blick von außen mit internen Kenntnissen“ schätzt oder wirft einen prüfenden Blick auf ein Mailing.

3) Außenwirkung: Danielas Computer ist technisch an Vorarlberg Tourismus angeschlossen. Email-Adresse und Telefonnummer signalisieren Journalisten und Partnern die Zugehörigkeit zum Unternehmen. Der Zugriff auf alle nötigen Daten, Unterlagen, das Fotoarchiv und Kollaborations-Tools – auch von unterwegs – vereinfacht zudem Danielas Arbeit für den Kunden. Und zeigt auch, wie groß das gegenseitige Vertrauen ist.

4) Agentur-Know-how: Mit einer Pzwei-Kundenbetreuerin holt sich Vorarlberg Tourismus sozusagen die Kompetenzen und das umfassende Know-how der gesamten Agentur ins Haus. Bei Bedarf greift Daniela – beispielsweise durch ein Brainstorming zu einem anstehenden VT-Projekt – auf die Kompetenzen der KollegInnen zurück und bringt diese beim Kunden ein.

5) Ausfallssicher: In Spitzen- und Urlaubszeiten sowie im Krankheitsfall bleibt die Arbeit nicht liegen. Wolfgang, Werner und Thorsten können aufgrund regelmäßiger Mit- und Zuarbeit jederzeit Aufgaben für Vorarlberg Tourismus übernehmen: vom kleinen PR-Text über Unterstützung bei Geschäftsbericht oder Pressekonferenzen bis zur Durchführung des alljährlichen Symposiums von „Gastgeben auf Vorarlberger Art“. Das entlastet Daniela – auch emotional –, denn so kommt das Gefühl von „Unersetzbarkeit“ erst gar nicht auf.

6) Zusatznutzen: Vorarlberg Tourismus ist ein spannendes Unternehmen, das vielfältigste Aufgaben intern sowie in einem großen Netzwerk erfüllt. Da kommt es öfters vor, dass Daniela auch für Projekte ins Boot geholt wird, die nicht von vornherein in den Bereich der Unternehmenskommunikation fallen und somit auch nicht in der vereinbarten Pauschale enthalten sind: etwa bei der Konzeption von Veranstaltungen (Tourismusforum), für Web-Reportagen (über innovative Vorarlberger Köche) oder bei Sonderprojekten (125-Jahrfeier).

7) Einblick ins Unternehmen: Das große Plus für uns als Dienstleister UND unseren Kunden ist der Einblick, den Daniela durch ihren Inhouse-Arbeitsplatz ins Unternehmen gewinnt. In Meetings, bei internen Terminen und mit externen Partnern, bei Gesprächen in der Kaffeeküche oder einfach zwischen „Tür und Angel“ bekommt man mehr mit als über rein dienstliche Telefonate und Email-Korrespondenz. Zu verstehen, wie das Unternehmen „tickt“, wie es agiert, kommuniziert und arbeitet, ist Gold wert und trägt dazu bei, dass ein gewisses „Wir-Gefühl“ entstanden ist – eine ideale Basis, wirklich gute Arbeit für unseren Kunden zu leisten!